Centraal en veilig samenwerken met Microsoft 365 en Teams
Als je als bedrijf professioneel voor de dag wil komen, dan móet je mee met de ontwikkelingen: werken in de cloud met de moderne middelen die er nu zijn.
Maar ja, hoe ga je er nu voor zorgen dat je collega’s verder komen dan alleen maar mailen of chatten in Teams. Waarom doen we niet wat bij allerlei andere bedrijven al succesvol gebeurt? En nog veilig ook!
Resultaat
iedereen handig met teams
30 jaar
ervaring microsoft 365
Eén plek
centraal en veilig werken
Sneller communiceren,
documenten altijd vindbaar
Je hebt de licenties van Microsoft 365. Ook ben je al aan de slag geweest, Teams omgevingen aangemaakt, wat uitgeprobeerd. Maar hoe laten we iedereen in het bedrijf ermee samenwerken? Wist je dat het echt mogelijk is om alle documenten altijd vindbaar te laten zijn?
Tijd om de netwerkschijven uit te zetten. Wij zorgen er samen met de IT-beheerder voor dat het hele bedrijf gaat samenwerken in Microsoft Teams, zodat iedereen sneller kan communiceren, documenten altijd vindbaar zijn en je als bedrijf afscheid kan nemen van andere applicaties.
- Volledig en veilig in de cloud werken
- Géén netwerkschijven en applicaties meer nodig
- Weten waar je documenten moet opslaan en terugvinden
- Géén gemopper en vragen meer
- Bespaar geld en benut de licentie zoals hij bedoeld is
moet met Microsoft 365!
Herken je dit?
Vandaag was het wéér raak. “Joh, weet jij waar we die prijslijst hebben opgeslagen? Ik kan ‘m niet vinden!”. Uiteindelijk vinden ze ‘m in een mailtje in Outlook. Hmm, da’s nou net niet de opslagplek voor deze informatie. Als we niet een structurele plek maken voor al onze bedrijfsdocumenten, dan blijven we telkens uren zoeken. Misschien hebben we dan ook meteen een oplossing voor al die verschillende versies, want iedere keer dat gedoe met samenvoegen…
Je maag krimpt in elkaar. Nee toch!? Je krijgt met moeite de klant die je boos aan de telefoon hebt een beetje rustiger. Hoe kon je collega ook zo stom zijn! Stuurt ‘ie per ongeluk in een bijlage van zijn mail de hele calculatie door. Dat doen we nooit, want dan ziet een klant meteen wat onze marge is. Daar zou ik ook van over de rooie gaan. Maar ja, iedereen kan ook bij die bestanden. Het zal ook niet de laatste keer zijn dat dit gebeurt. Auw!
Je had al zo’n vermoeden door die pissige blik van je collega toen je net binnenkwam. Je hoorde vanmorgen al wat appjes binnenkomen op je telefoon. Na je vrije dag gisteren loop je via koffieautomaat naar je bureau en je weet niet wat je ziet. Er liggen wel tien briefjes en sticky notes op je te wachten! Je wordt blijkbaar gemist. En als je je mail opent zie je nog meer berichtjes. Jemig! En dan zie je het. Het bovenste gele briefje: je hebt vanmorgen blijkbaar een extra vergadering gemist! Vandaar die boze blik van daarnet. Fijn dat je collega’s op allerlei manieren om je aandacht vragen, hen helpen is immers je werk. Maar als je over de manier waarop niet snel met elkaar afspraken maakt, ga niet alleen jij maar ook zij steeds vaker dingen missen. Je kunt toch niet alles in de gaten houden?
Wanneer komen je collega’s nou eens naar je toe met een compliment?
ICT helpt ze toch om het makkelijker voor ze te maken? En natuurlijk, er gaat wel eens wat mis. Maar doe je hier nou alles verkeerd, want die indruk krijg je soms wel. Ze zullen toch begrijpen dat je af en toe dingen aanpast in het belang van het bedrijf? En ja, daar hebben ze dan een beetje last van. Je regelt het toch maar mooi voor ze. En dat mogen dan ook wel eens zeggen.
Stel je eens voor: Eindelijk ben je in staat die Microsoft licenties echt in te zetten en gebruiken jullie Teams optimaal.
Hoe zou dat er voor jullie uitzien? Documenten hebben gewoon één centrale plek en één versie: de laatste. Dit scheelt een heleboel zoektijd. Er is grip en controle op eigen bestanden, je maakt je geen zorgen meer of documenten nog wel veilig staan opgeslagen. Bestanden worden niet meer als bijlage in een mail verstuurd maar veilig via een koppeling gedeeld. Mag iemand er niet meer bij? Dan stop je simpelweg gewoon het delen. Het moet wel heel gek lopen wil je nog een datalek krijgen.
Jullie communiceren effectiever. De overdracht tussen collega’s is zelfs zo efficiënt dat de sticky notes niet verder komen dan de voorraadkast. Iedereen is blij dat die mobiel eindelijk weer écht voor privé is. WhatsApp is niet langer een applicatie voor het werk. Ook in de mail komt orde en overzicht. Je wordt niet meer de hele dag ‘gestoord’. Zero inbox it is!
Eindelijk heb je een einddatum in zicht waarop je die netwerkschijven met een gerust hart gaat uitzetten.
Wellicht durf je zelfs zover te dromen dat je collega’s begrijpen waarom ICT nou zo übercool is en jij daar je lust en je leven van maakt. ICT werkt eindelijk vóór jullie en niet langer tegen.
Stel je eens voor…
de gezichten achter
manovement
Wij hebben jarenlange ervaring bij verschillende bedrijven en brengen alle expertise samen die nodig is om een bedrijf compleet te helpen en de IT-er te ondersteunen bij het goed implementeren van Microsoft 365. We kijken naar de inrichting en digitale veiligheid, tegelijkertijd ook naar het meenemen van alle collega’s. Dit doen we niet door lange trainingen. Wél door het hoognodige uit te leggen uit de wirwar van opties. Altijd passend bij jouw bedrijf!
Voor wie is dit Microsoft Teams traject geschikt?
Voor bedrijven tot ongeveer 500 medewerkers. Wij werken graag met bedrijven waar een familiesfeer hangt en zijn gespecialiseerd in bedrijven waar een (groot) deel van de medewerkers in de buitendienst werken. Aan het contact met die groep mensen besteden wij extra aandacht.
Hoe het werkt
We gaan eerst samen Microsoft Teams veilig implementeren en configureren. Daarna gaan wij vooral aan de slag met jouw collega’s. Immers, zij zijn het die ermee gaan werken. We maken van een aantal van hen échte Microsoft Teams ambassadeurs. Het begint met hen inspireren en laten inzien hoeveel er eigenlijk mogelijk is. Daarbij beantwoorden we meteen de vraag: “Wanneer gebruik je nu wat?”.
We maken samen organisatie-afspraken zodat ook echt iedereen op dezelfde manier met Microsoft Teams gaat werken. Natuurlijk leren we jullie ook de belangrijkste functies van Teams. Er zijn heel veel mogelijkheden, knoppen en keuzes. Wij vertellen alleen datgene wat je nodig hebt. Kortom, geen diarree aan knoppen training, die je trouwens ook wel op Google kan vinden. Kortom, less is more. Dat geldt ook als het gaat om Teams. In verschillende Teams omgevingen en kanalen zetten we samen de structuur op die jullie nodig hebben. Dan weet jij ook meteen waar je de (relevante) bestanden naar toe gaat verplaatsen. Alles begint met een stip op de horizon: een visie waarvan al je collega’s gaan zeggen: het is een no brainer. Vanaf dat moment doen ze er alles aan om Centraal. Vindbaar. Veilig. Samen te werken in Microsoft Teams.
- Stap 1: Inrichten
- Stap 2: Voordoen
- Stap 3: Zelf doen
Wij nemen per kwartaal 1 nieuwe klant aan. Die krijgt alle aandacht.
Per klant loopt een traject afhankelijk van de eigen snelheid maximaal 6 maanden.
De volgende start datum is in overleg.
Wat klanten zeggen
Hoe we het je leren en laten ervaren
Om je configuraties goed in te stellen, krijg je van ons (geschreven) instructies hoe je dat zelf doet. Wij hebben immers geen toegang tot jullie Microsoft 365 omgeving. Vervolgens is het de bedoeling dat jouw collega’s zich gaan opstellen als ambassadeur van hun afdeling, team of bedrijfsonderdeel. Met hen gaan we aan de slag zodat zij voorbereid zijn om – op hun beurt – collega’s te ondersteunen in de overstap naar Microsoft 365 en Teams. Van ons krijgen ze een werkboek met templates. Ook krijgen ze de beschikking over instructiemateriaal in de vorm van video’s, pdf’s en voorbeelden. We geven ze intern promotiemateriaal en video’s die ze 1:1 kunnen inzetten om met hun collega’s te delen. En natuurlijk zijn wij gedurende de modules aanwezig met al onze kennis, ervaring, blauwe plekken en pleisters.
We passen in de sessies en modules verschillende werkvormen toe:
• Soms zullen we ‘zenden’
• Soms doen we samen dingen in Teams
• Soms laten we dingen in een invulsheet zetten
• Soms werken we met Post It’s
• Soms is er huiswerk tussen de modules
• Soms tonen we video’s die ook andere collega’s gaan zien
Kortom, veel interactie, veel nieuwe dingen ervaren en (misschien nog wel het belangrijkste) veel plezier.
Overtuigend, niet? Dit lukt je niet in je eentje. Je hebt hulp nodig om Teams degelijk, centraal en veilig georganiseerd en geïmplementeerd te krijgen.
Dit zijn de resultaten
- Jullie werken met Microsoft 365 en natuurlijk Teams. De basis is er: de eerste Teams omgevingen met kanalen worden enthousiast gebruikt.
- Je collega’s zijn geen documenten meer kwijt. Ze staan op een vaste, bekende plek. Daar hebben jullie immers gezamenlijk een structuur voor afgesproken.
- De onderlinge communicatie verloopt via chats en gesprekken in Teams. Andere apps worden nauwelijks meer gebruikt en mailen doen jullie alleen als het niet anders kan. Daar hebben jullie immers ook gezamenlijke afspraken over gemaakt.
- De bedrijfsinformatie staat veilig opgeslagen in Microsoft 365 en Teams. Jullie hebben controle over wat er met de buitenwereld gedeeld mag worden en wat niet. Daar hebben jullie afspraken over gemaakt en het zo ingericht.
- Je kunt steunen op een groep enthousiaste collega’s, echte ambassadeurs, die hun directe collega’s helpen bij het inrichten en gebruiken van Microsoft 365 en Teams. Je hoeft dat niet meer “alleen” te doen.
- Tegelijkertijd weet je wat je nog meer met Microsoft 365 kan doen en heb je de plannen daarvoor al in de steigers staan. Ook je collega’s zijn enthousiast en dragen ideeën aan.
Nu moeten we het nog hebben over de prijs. Je krijgt onze kennis, kunde en jarenlange ervaring bij veel verschillende soorten bedrijven gebundeld in één samenhangend traject. Hierin zit alles wat jij nodig hebt. En dan krijg je ook nog eens de experts! Daarnaast krijg je van ons een werkboek met templates, video’s en pdf’s met ondersteuningsmateriaal, intern promotiemateriaal, opnames van onze sessies en Q&A momenten. Hoe mooi is dat?
Jouw investering € 12.995,- ex BTW
Denk ook hier eens over na:
- Weet je wat het per jaar kost als elke collega een uur per week naar bestanden moet zoeken?
- Weet je wat het kost als net die ene prijslijst per ongeluk wordt gemaild naar een onderaannemer?
- Weet jij wat het kost als een collega een uur per week bezig is om twee versies van een bestand samen te voegen?
- Weet je wat het kost als een bestand steeds opnieuw gemaakt moet worden omdat het template verdwenen is? En weet je hoe vaak dat gebeurt?
Kortom, moeten we het echt nog hebben over de prijs? Heel eerlijk: ook deze investering is een no-brainer. Voordat je een besluit neemt: er komt geen beter moment dan nu. Het wordt niet rustiger en er zal altijd iets zijn. Laten we dit samen doen!
Veelgestelde vragen
Wij hebben een speciale pagina en video gemaakt, zodat je je leidinggevende kan laten zien wat dit traject inhoudt: https://vimeo.com/785295813/f7d915ac7c
Nee, dat doen we niet. Wij zijn ervan overtuigd dat je pas kan gaan migereren als je eerst een tijd gewerkt hebt in Microsoft Teams met verschillende Teams omgevingen en kanalen. Wij zijn niet van de garbage in en out.
Je krijgt al het ondersteunend materiaal zoals de video’s, PDF’S en het werkboek. Dit kun je downloaden om op jullie eigen Teams omgeving neer te zetten. Je krijgt de meest actuele versie (veel materiaal is zo gemaakt dat het ook ondersteunt bij een wijziging in de applicatie).
Nee, dat is niet nodig. Wij geven je alle kennis zodat je hiermee zelf aan de gang kunt. Tijdens onze gezamenlijke sessie is het wel noodzakelijk dat een deelnemer global admin rechten heeft.
Ja, juist heel goed. Het werken met Microsoft Teams moet vooral geen IT-feestje zijn. Je vraagt collega’s om echt een andere mindset aan te nemen en daarom past het heel goed samen met andere trajecten zoals bepalen van nieuwe bedrijfsvisie of nieuwe huisstijl. Gratis wist-je-datje: Je kunt ook je eigen huisstijl in Microsoft 365instellen. Tot een gepersonaliseerde Microsoft Teams vergadering aan toe.
Ja, dat is het zeker. We hebben meerdere klanten waarbij een groot deel in de buitendienst werken. We merken dat het ook voor hen het werken met Microsoft Teams een grote meerwaarde heeft. Daarnaast gaat de afstemming met kantoor ook een stuk soepeler.
Nee. Wij veranderen gedrag en leren je werken met de tools. Wij zijn geen technisch support Team.
